Comment mettre en place le Flex Office ?

Nouveau concept d’aménagement des espaces de bureaux et de réflexion sur le travail, le flex office fait son éruption progressive dans la vie des entreprises françaises. Sa mise en place est désormais possible au sein d’une organisation avec l’ère digitale. L’espace de travail est modifié en flex office en fonction des besoins des travailleurs. Aujourd’hui, des questions demeurent sur les modalités de sa mise en place. Il est temps d’apporter quelques éléments de réponses là-dessus.

Création d’un aménagement adapté à son activité

Selon le flex office, le bureau attitré pour chaque collaborateur n’est pas nécessaire. Les bureaux personnels n’ont plus leur place dans ce mode d’organisation. L’installation des employés se fait à leur souhait. En expérience flex office, le dispatch des employés est aléatoire. À chaque coin du local de la société, tant qu’ils trouvent de la place libre, ils peuvent y travailler. Mais le regroupement des personnes par équipe a trouvé son efficacité dans cette forme d’aménagement de bureau. Elles peuvent ainsi travailler dans des espaces communs. On gagne d’énormes places dans le flex office et les employés communiquent plus entre eux. Travailler n’est plus devenu une routine ennuyeuse avec flex office mais renforce le travail d’équipe.

Pensez donc à la meilleure exploitation possible de chaque mètre carré pour créer des espaces collaboratifs en projets ou en ateliers. Néanmoins, il ne faut pas oublier les mesures d’accompagnement pour adapter les collaborateurs à ce changement radical de façon de travailler.

Déploiement de matériels rigoureux

Avec le flex office, la possession d’un ordinateur et d’un téléphone portable pour chaque employé est rigoureusement conseillé. Il revient à la société de bien penser à l’organisation des équipements adéquats pour des services impeccables. Ainsi, la mise en place d’une bonne connexion internet sans fil, résistant à toutes sortes d’épreuves, doit être la priorité de l’entreprise.

La performance de chaque connectique doit être un moteur de son bon fonctionnement. Pensez à des systèmes de stockage à la pointe de la technologie actuelle. Le système de communication interne doit aussi répondre au système nomade de l’entreprise.

Préparation d’une bonne ambiance de travail

Une grande cohésion entre les collaborateurs est créée grâce au mode de fonctionnement du flex office. Il faut donc trouver des moyens pour les motiver en permanence. Ainsi, il est judicieux de posséder différents espaces par exemple pour se réunir, pour travailler, pour se détendre.

L’atout du flex office est l’optimisation de l’environnement de travail du salarié : il pourrait ainsi choisir le meilleur endroit pour accomplir ses tâches au quotidien. S’il a besoin de concentration, il va aller dans un endroit calme ; s’il lui faut parler à ses collègues, il ira à leur encontre ; s’il estime que l’isolation lui fera du bien pour ces conversations téléphoniques, les endroits ne manqueront pas à lui donner satisfaction dans ce système de flex office.

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